Minikursus i indbakken: Sådan bruger Viden på Tværs mailflows

VPT har udviklet et målrettet mailflow for SPARK (Samarbejde om Psykisk Arbejdsmiljø i Kommunerne), der fungerer som et minikursus i psykologisk tryghed. Over fem uger får modtagerne ti nyhedsbreve fyldt med viden, konkrete værktøjer, praktiske metoder og inspirerende eksempler. Bliv klogere på hvordan VPT har grebet processen an. 

Nyhedsbreve kan noget helt særligt

VPT havde allerede en masse relevant indhold om psykologisk tryghed og SPARK’s arbejde på deres hjemmeside. Men de ønskede at sætte mere fokus på emnet og formidle det på en ny og engagerende måde til målgruppen.

Sine Molbæk-Steensig, der er kommunikationsrådgiver hos VPT, var ikke i tvivl om, at e-mail var en oplagt kanal til formålet:

“E-mail som kanal kan noget helt særligt. Vores nyhedsbreve er i forvejen den kanal, der giver os flest besøg på hjemmesiden. Derfor var jeg ikke i tvivl om, at et mailflow ville være en rigtig god løsning til at udbrede emnet om psykologisk tryghed."

Hun understreger også, at de typisk oplever, at engagementet er højere via deres nyhedsbreve frem for andre kanaler:

“Vi vil jo meget gerne være i vores målgruppes indbakke, fordi engagementet er et helt andet der. Modtagerne har taget et aktivt valg om at tilmelde sig, hvilket betyder, at de engagerer sig på en anden måde. Vi tror også på, at gentagen eksponering af et emne over tid – som det er tilfældet med et mailflow – hjælper folk med at fastholde og anvende den viden, de modtager.”

Fra koncept til færdigt flow

Udviklingen af mailflowet startede med en researchfase, hvor Sine bl.a. gennemgik alt eksisterende indhold om SPARK og psykologisk tryghed på deres egen hjemmeside. Det var vigtigt at skabe variation i flowet, så fokus var på at skabe en god blanding af cases, viden og værktøjer, som så er blevet tilpasset og optimeret til mailformatet

Indledningsvist blev der også truffet vigtige beslutninger om, hvor mange mails flowet skulle indeholde, og hvor lang tid flowet skulle vare. Det er vigtige overvejelser, da de påvirker, hvordan modtagerne oplever og engagerer sig med flowet.

Undervejs har VPT været i tæt dialog med vores Customer Success Specialist, Pernille, som løbende har givet feedback og hjulpet med at afklare, hvad der teknisk kunne lade sig gøre i Peytz Mail.

Sine fremhæver betydningen af det tætte samarbejde: 

“Den løbende dialog med Pernille fra Peytz Mail har været meget værdifuld. Hun har ikke bare givet sparring på indholdet, og hvordan det kunne struktureres i de forskellige mails, men har også været skarp til at afklare, hvordan mine idéer kunne realiseres inden for systemets rammer.”

Til sidst blev alle ti mails og flowet sat op i Peytz Mail, og der blev oprettet en tilmeldingsformular, så modtagerne nemt kan tilmelde sig flowet via hjemmesiden.

Flere modtagere, større effekt

Et mailflow skaber først værdi, når det lander hos de rette modtagere. Derfor har VPT også arbejdet aktivt med at skaffe modtagere via flere kanaler. 

Gennem en kombination af nyhedsbreve, sociale medier og fysiske materialer har de allerede fået mange abonnenter – og indsatsen stopper ikke her. For at sikre at flowet forbliver relevant og når endnu flere, arbejder VPT løbende med at hverve nye tilmeldinger.

• Krydspromovering: Mailflowet er blevet promoveret i eksisterende nyhedsbreve for at nå de abonnenter, der allerede modtager VPT’s øvrige nyhedsbreve.
• SoMe: Organiske opslag på LinkedIn og målrettede Facebook-annoncer har hjulpet med at sprede budskabet og tiltrække den rette målgruppe.
• Trykte materialer: Postkort udviklet til SPARKs konsulenter gør det muligt at præsentere mailkurset direkte på arbejdspladserne og nå potentielle abonnenter i deres netværk.
• Tætte samarbejdspartnere: VPT arbejder tæt sammen med en række faglige organisationer, som også har interesse i at støtte arbejdspladser i at skabe  psykologisk tryghed. Flere af organisationerne har gjort opmærksom på kurset på egne websites og i egne nyhedsbreve. 

Næste skridt: Justering og optimering 

Arbejdet er langt fra færdigt, selvom mailflowet er lanceret. Nu begynder en anden vigtig fase, der handler om at justere og optimere flowet og analysere, hvordan det er gået indtil videre. I den forbindelse har vi udviklet en skræddersyet rapport til VPT,  der giver indsigt i åbningsrater, klikrater og hvilke typer indhold der engagerer bedst. Rapporten er blevet gennemgået i tæt samarbejde med os for at sikre, at VPT får mest muligt ud af de indsamlede data og fortsat kan forbedre flowet.

Stjæl deres erfaringer

1. Mailflows har mange formål: Dette flow er et perfekt eksempel på, hvordan mailflows kan være meget mere end blot velkomstserier og efter-køb-flows. Mailflows kan også – som det er tilfældet her – fungere som et minikursus, bruges til onboarding eller uddannelse. Hvis din organisation har et område, du gerne vil positionere dig på, hvorfor ikke skabe et mailflow om det?
2. Genbrug eksisterende indhold: Hvis du allerede har en masse relevant indhold om et emne, der er vigtigt for din organisation, på din hjemmeside, kan du genbruge og versionere det til et mailflow. Det sparer tid og ressourcer, samtidig med at du maksimerer værdien af dit eksisterende materiale og giver det et længere liv.
3. Forberedelse er fundamentet: En grundig research og forberedelse er afgørende for at skabe et effektivt mailflow. Det er ikke selve opsætningen, der tager tid, men at få konceptet på plads, strukturere mails, skrive relevant indhold og markedsføre flowet. Når du først har investeret tid og ressourcer, vil flowet dog fortsætte med at levere værdi relativt nemt over tid.

Vil du selv følge med? Du kan tilmelde dig mailflowet om psykologisk tryghed her.

Er du blevet inspireret til at gå i gang med mailflows? Læs vores blogindlæg om, hvordan du bedst kommer i gang.